仲用Excel 編更? 請Part-time必用的智能編更App — 輕鬆搞掂更表roster

許多行業例如飲食業、零售業、旅遊及酒店業等都會招聘大量兼職（part－time）或散工來應付營運需求，但part－time員工的工作時間通常都比較flexible，而且需要配合員工的「報更」和調配「輪休」的安排，所以HR和部門主管更加需要妥善安排員工的更表（roster），確保有足夠的人力資源應付每一天的營運需求。當然，一些傳統的編更方法都會利用Excel 來編更表，不過現今科技發達，市面已經有很多不同的編更軟件方便HR、部門主管和part－time員工編更和填寫更表。小編今日化身為HR小薯，實測3款不同的roster planning tool，比較各個編更app的方便性和實用性。

1. Airtable提供免費更表樣本 (roster schedule template) [https://airtable.com/]

Airtable是一個線上資料整理的表格工具，不但有過千的template選擇，而且還能夠線上分享和設置權限，方便內部員工靈活使用。

· 版面設計清晰，操作簡單，而且有其他相關表格配置，可減輕HR的行政工作

· 可設置權限和有追蹤更改記錄，防止員工隨便更改內容

· 欠缺自動化，需要人手輸入每星期的更表設定

Airtable內置過千的工作內容表格，HR 可以到這裡下載員工編更的樣板 (Employee Scheduling Template): https://airtable.com/templates/local-business/exphSbhght6yyULC9/employee-scheduling

表格內容填寫方便簡單，格式一目了然

airtable設有calendar view, 更可選擇以「Month」、「2 Week」等模式來查看更表

也可以隨意選擇group起某些field來查看，比起用Excel再setup formula，Pivot Table、VLOOKUP方便得多，而且airtable的格式展現整齊明瞭，方便HR審查roster編排，員工也不用擔心會打亂Excel複雜的formula

Airtable內置一些表格的template，例如申請假期，方便員工申請和追蹤批刻進度

另外，HR或部門主管可以簡單地選擇批准或拒絕請假申請，而員工也可以輕易地查看批核結果

2. Workstem實用平價的OA System [https://bit.ly/3gb2Fn2]

越來越多中小企都會選擇用Office Automation System （辦公自動化系統），例如Workstem就是一個實用平價的OA System，它不但可以減少人手行政手續的時間差距，還可以實時處理各類行政事務，例如HR和部門主管需要耗費大量時間為員工計糧、計假批假、編更等，使用OA系統就可以將行政事務和審批事項自動化，有效地降低HR處理和核對的時間，最大限度地提高辦公和管理效率。

· 界面簡潔易懂，功能全面，一個平台可以完成所有HR工作，包括編更、計糧等

· 備有手機App版和Web版，方便使用和管理

· 可以免費使用手機App編更功能，也可以按不同需要選擇定制方案，最平HK$37/人/月

編更方便快捷，格式清晰，但缺少讓兼職員工「報更」的功能，可能需要靠部門主管和兼職員工互相溝通協調

手機app分為「主管app」和「僱員app」，主管app可以讓HR和部門主管輕鬆排更，更 可以根據突發情況，例如僱員臨時請假，隨時在 App 內更改僱員班次

而且HR和部門主管還可以在app内輕鬆審批假期

3. Teamdeck有效管理團隊資源的編更軟件 [https://teamdeck.io/]

Teamdeck是一個online人力資源管理工具，包括roster planning、time tracking和timesheets management等功能，特別可以有效地針對project的管理和資源利用，可以有效善用每位員工的時間資源和追蹤每位員工的進度。

· 功能設計細心，擁有不同的feature配合企業所需，例如可以選擇管理人力資源或追蹤project進度

· 可免費使用online scheduling tool，使用其他功能包括手機app等價格也十分優惠，只需要US$3.99/人/月

· 操作上需要時間摸索，界面設計比較複雜

可以讓兼職員工先「報更」，HR和部門主管再確認roster的編排

有特別提示提醒你團隊成員的schedule還有空餘的時間沒有被完全使用，這樣可以有效地管理和運用團隊的人力資源

Teamdeck可以幫助HR分辨團隊成員的專長和查看員工的workload情況，繼而安排適當的roster編排來完成工作任務。Teamdeck不但可以用於日常營運的roster planning，它更適合跨團隊的項目管理，包括管理團隊成員的時間和技能資源共享

3款線上編更app各有千秋，總有一款能符合你的需求，而且3款app都有設有免費試用期，HR和部門主管不妨親自實測一下，尋找一款最能夠減輕工作量，又能提高效率的編更方法。

關於Six People Map

我們是成立了近7年與HR 同一陣線的招聘方案團隊。我們已應用智能科技到招聘流程，並將在3個月內推出「Talent Magnet」，提供半自動化招聘助理服務 (AI-enabled Recruitment Consultant service) ，以減省50%-80%傳統獵頭服務 (recruitment agency fee) 的成本和吸引罕見人材 (Passive Candidates)。同時，HR 不需要有 technology 相關的知識，只需付出合理的 marketing budget，便可輕鬆享受到更快﹑更準確﹑更廣闊的人材搜羅服務。