【SME專題】中小企活用Agile Team打造「十項全能」團隊
中小企與大公司的規模和人數都截然不同，所以用人模式和團隊架構也不可相提并論，如果中小企強行套用大公司的傳統多部門分工的組織架構，不單決策時間冗長而缺乏效率，分分鐘更會損失大量招聘成本和時間，而且也會為企業營運帶來風險。
大公司用人模式以上至下的直向結構為多，而且再以工作性質細分，每一個工作内容又有專人負責，例如HR Department又會細分Compensation & Benefit、Recruitment、Learning & Development等等的職能，而且每一個小部門又會有直屬的supervisor管理其職能範疇，然後才會匯報到Head of HR。因爲公司營運模式較廣和闊，所涉及的政策管理策略自然也會比較多和深，多以人力物力也必須有一定的需求，結構也較多層化。
但相反，中小企的規模相對較小，營運模式也相對簡單，所以部門的職位及人數都相對「精簡」，例如HR和Admin Department的職能通常在中小企會合拼，招聘一名HR不但要包辦所有admin和HR的事項，亦要處理日常運作上出現的流程問題，可能更要負責尋找新的系統﹑供應商去改善效率。雖然為公司設立系統的項目會衍生一定工作量，但都不是恆常的職務，主要需要協調和磋商，如果僱主在這時候增聘一名員工幫忙，總工作量也未能活用兩名員工的資源以致浪費成本。
打造一條「十項全能樣樣精」，培養「一打十」 的全職猛將並成功在團隊中發揮潛能，是每間中小企的目標。有什麽方法可以增強人力資源的彈性，又可以配合公司營運發展的人力需求？
敏捷式項目管理 (Agile Project Management)
近年一套新的團隊結構哲學由外國傳入香港，一般接觸過IT project或software development都一定聽過Agile Project Management (敏捷式項目管理)，利用這套強調透過排優先順序、快速測試與反饋後，凝聚團隊價值，來更貼近客戶與市場需求的管理概念。在全球經濟環境瞬息萬變的壓力下，agile project team中強調的是賦予project team member 角色和權力，讓前線人員快速做出決策，摒棄傳統組織綁手綁腳的設計。越來越多公司都選擇以Agile Project Management來扭轉現狀，而中小企正正可以套用這管理概念在人才招聘和管理上，方便處理一些臨時大型項目的人力需求，增加管理彈性和效率。
敏捷團隊Agile Team是一個跨部門、具有獨立性的人員小組，以至於團隊中的人員可以靠其自身價值來完成整個project，而無需再利用團隊以外的人力資源。由於Agile Team的目標明確，所以挑選「入隊」的成員角色也非常重要。
Team Lead：Team Lead是團隊的重要角色，負責為團隊尋找資源，並確保團隊成員免受辦公室政治等類似的因素影響，從而使團隊成員能夠專注完成手頭上項目，確保團隊跟從已一早定好的指示步驟和過程，完成項目。這個崗位通常由比較熟悉內部運作和與管理層良好溝通的人負責。
Product Owner：他是代表end-user或利益相關者，項目產品的最終擁有人，項目通常都按照他的思路和要求來完成。這個崗位比較適合由項目中最主要用家的部門代表負責。
Team Member：只要可以將有價值的技能或經驗帶給團隊，以幫助他們完成最終的項目目標，就可以是Agile Team的成員。
Tester：項目完成後，有可能是一件產品，也可能是一個工作流程，但最終都必需要有測試員作最後的測試運行，再給予整個項目的反饋。
内部人員調配再搭配Freelancer成立Agile Team
中小企一向都需要配合社會經濟活動的活躍程度來調整業務方向，有時候臨時出現的項目機會，又可能會因爲招聘困難而變成「幸福的煩惱」，這時候不妨組織跨部門的合作團隊，以完成短期項目為目標，調配内部人員或招聘相關專長技能的人員，則可輕易解決人力需求問題，提高管理彈性。
簡單的例子，例如中小企想新設立一間online store，如果特意開設一個eCommerce Department又可能會浪費資源，因爲網店完成setup後則不需要太多人力資源來管理，所以成立Agile Team就可輕鬆解決問題，可調配例如IT 、Logistics、Sales Team的相關員工成立項目小組，檢視現有人材中缺乏的專業技能，可活用自由工作者Freelancer招聘1–2名UX/UI Designer和software developer 等等以應付項目的技能需求。現在已經有多種freelance platform如Fiverr、Hellotoby協助尋找合適的人才，以短期合約完成項目目標。這樣的項目小組則可彈性處理人力需求，提高營運效率，又可解決開設新部門的煩惱，節省人力成本，内部員工也可有機會接觸和參與公司大型項目，增強歸屬感。
將HR Function外判代替招聘一名「一打十」 的全職猛將
中小企因爲資金和規模有限，比較難去招聘一名「一打十」 的全職猛將，像大公司HR Team一樣，來處理全部人力資源事項，雖然功能齊全的HR Team確實可以幫忙解決公司大大小小的人事相關問題，除了上述所説的Agile Team來幫忙彈性解決人力需求問題外，中小企也可以用合理的預算，運用科技的配套或聘用外判的服務商，以月供或一次性形式獲得專業的企業人力資源支援，以上的招聘煩惱都可以輕易解決，例如可以應用專業的HRIS系統如Workstem來處理人力資源相關的管理和薪酬計算，減輕HR工作外，也可減低勞資糾紛的危機。如果你身為中小企的僱主或HR也有相同的煩惱，不妨向我們免費諮詢以改進公司內部的HR問題https://wa.link/v1uaqm，可以為你你量身訂造屬於你的「HR 外判」方案。
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